bt365体育网址采购政策

商务办公是在bt365体育网址负责采购订单处理。内这种采购政策说明准则授权的部门代表可以发起批准的预算资金覆盖购买。

如果您对本采购政策有任何疑问,请拨打分机4714联系控制器。 

获得商品和服务

这取决于要购买你想要的项目的金额有可能会使用,以确保货物和/或服务的不同方法。采购金额如下表所示获取商品和服务的每个分类下面的说明中的各种方法。

需要真实在每个级别是什么?

购买不到200 $

该学院为您提供了三种方式来购买物品共计$ 200以下:

  • 使用检查请求

  • 使用公司信用卡

  • 使用自己的现金或信用卡,然后获取偿付:

1.提交原销售发票与经批准的小额现金申请表(请确保代码包含的是总账)到大学书店,我们的收银员会给你当场现金;要么

2.提交原销售发票以检查请求的商务办公。检查将在5个工作日内发送给您。请务必包括地址要邮寄给检查申请表上的检查。检查申请表可在营业厅外面被发现在我们的公告牌,或“员工”下的bennington.edu网站上。

如何报销的决定是完全取决于你。书店的营业时间为每天周一 - 周五匹配学院的一般营业时间小时。

请记住,bt365体育网址是一个免税组织,因此营业税不应该收取为代表的学院进行购买。免税证书可以在商务办公中获得。

$ 200和$ 999购买

大专以上信用卡,预计下$ 1,000用于所有订单。对于不接受信用卡供应商,有些人会允许你购买充电至本宁顿帐户。在这些情况下,供应商发送发票到大学,不需要采购订单。请加盖的bt365体育网址发票专用章发票,与部门编号和子码授权,签署过充着商务办公。

采购订单不需要下$ 1,000购买。异常为坚持接受采购订单数量供应商制造。在你需要发出订单采购订单数量会少于$ 1,000,我们建议您使用电话分机跟一个连续号码,以便您可以跟踪您的订单。例如在商务办公中,我们会发出购买订单号如下4458-01(我们的扩展 - XX)为褐色公司; 4458-02史密斯纳入4458-03的极致等行业。

通过使用电话分机,商务办公就能找出谁通过查找采购订单的延期上市订购某些项目。

应厂商要求的书面采购订单,您需要填写订购单按照政策文件后列出的步骤。

超过$ 1,000购买

采购订单需要购买比未列为免除断然(见下文)$ 1,000更大。我们需要预算控制的目的,并为补充的法律保护是采购订单提供采购订单。在$ 1,000个阈值可通过以下三种方式之一来达到:

1.总成本(含运费)单个订购项目等于或大于1,000 $。
2.多个项目下令在同一时间(含运费),总费用等于或大于$ 1,000。

3.多次购买,以对抗在年薪$ 1,000或更多相同的预算数相同的供应商(也称为“毯子令”)。

用于一步一步的指导,创建一个PO,请参见“建立一个购买订单”的下方。

类别的采购订单豁免

某些类别的采购订单要求豁免。这些包括:

  • 酬金和艺人的费用

  • 银行费用

  • 条纹利益相关费用

  • 税费和支付给政府机构

  • 法律与审计费用

  • 会费和订阅

  • 保险

  • 食品,书籍和衣物库存

  • 公用事业

  • 费承包服务,其中商务办公具有的副本

    合同文件。请注意,我们的IT部门必须在所有的合同为它的硬件,软件和服务的参与。

这些支出应付款由冲压发票,正确编码,并在收费签署关闭处理。联系业务的办公室,如果你有任何问题,为您的购买是否会要求采购订单。

Common Goods & Services

某些项目的协调和部门你的责任区以外的命令。如果你需要下面请联系列出的相应部门的任何项目,并按照前面列出的价格指引,以查看是否需要采购订单。

请查阅摘要如下图。这个列表可能会改变。

  • Computer equipment & peripherals, IT
  • 软件,它
  • 食品供应,食堂
  • 复印纸,采购
  • 手机,通讯
  • 固定(信笺,信封,名片),通讯
  • Furniture & Furnishings,President’s Office

高校范围内的供应商

高校合约为大专以上范围的基础与特定的供应商对特定的商品和服务。请参考以下图表总结和注意,这清单并非详尽无遗 - 如果你能找到的物品比在下面列出,请随时使用该供应商的供应商之一便宜。

联系人,

  • 办公用品,WB石匠,主食,埃文斯
  • 通宵航运,联邦快递/收发室
  • 地面运输,UPS /收发室
  • 复印机(包括所有功能于一身的扫描仪/复印机),商务办公/它
  • 名片,通讯

创建采购订单

以确保您的采购订单处理/尽快批准,一定要:

  • 提供完整的账号(包括部门和子码)

  • 包括尽可能多的信息可能的,如项目(S)的描述中,

    成本,运输,付款条件和每个采购订单上的任何其它相关细节。这将有助于我们了解的项目,为什么他们需要购买。

  • 输入估计价格时的实际成本是不知道或表示“不超过”

  • 请记住,一些采购订单的基础上,正在订购,可能需要其他高校主管部门批准(如电脑设备或资本项目的请求)。

  • 它已被批准执行副总裁/财务总监和预算管理后,您将收到订单的三个副本。

    ○白色拷贝可以邮寄到供应商
    Ø粉色拷贝回来商务办公时的物品

    是接收和支付要被处理。 ○黄花副本是你保持

  • 黄色的副本将停留在商务办公中进行跟踪。

    家具/资本项目的请求:如果所订购的商品需要比最轻微的安装等,订货部门应与安装维修/设施办公室之前转发采购订单到商家处的坐标。在收到项目时,请让免维护设施知道。

特殊类型的采购订单一揽子采购订单

如果你发现自己在今年的小购买美元的过程中使用特定的供应商很多时候,你可能要创建一个一揽子采购订单。

通过使用一揽子采购订单,要创建一个机制,从一个供应商处购买许多不同的项目,都得到编码,以相同的帐户(即办公用品)。

一旦你有了到位的批准/编码的发票可以直接发送到商家处进行处理,因为我们有文件毯子命令的副本批准的一揽子采购订单。

投标指引

与下投标过程的供应商打交道时,一定要进行公平和道德的过程中是非常重要的。

这里是要记住一些关键点:

  • 所有的供应商必须提供相同的信息和期限,以避免对任何供应商的任何优点。

  • 提交(尤其是价格)的投标没有信息可以透露给除公司名称的其它竞争厂商。

  • 你不应该劝告或建议应提交的任何供应商的数量(价格)。

  • 你不应该允许任何厂商重新提交投标除非所有的供应商可能会重新提交。 (重新提交投标申请必须包括所有的供应商。)

    10年7月1日